El funcionario dio a conocer los pormenores del evento durante conferencia de prensa; destacó la importancia que durante el ejercicio se respeten las estructuras arquitectónicas a fin de no dañar un patrimonio Histórico de la Humanidad, además de otras normativas básicas para el evento, sobre todo para que el turista disfrute al máximo el evento –dijo-. Entre ellas se encuentran:
Usar ropa cómoda y abrigable y de preferencia calzar tenis, llevar consigo una linterna para uso particular, que se deberá cubrir con papel celofán rojo para una mejor observación; recomendó a las personas que tengan telescopio o binoculares llevarlos consigo y registrarlos previamente en recepción, no alejarse de los sitios donde se realicen las actividades, vigilar a niños y adultos mayores.
Además de especificar que no se permitirá el acceso con bebidas alcohólicas, narcóticos, armas, alimentos, dentro del centro ceremonial no se permitirá fumar, ni encender fogatas, agregó que estará prohibido el acceso con motocicletas, bicis, carriolas sillas y mascotas; no se permitirá el acceso a personas bajo el influjo del alcohol ni enervantes.
Por otro lado Caraveo Chávez informó que aparte de la observación astronómica esa tarde – noche se realizarán diversas actividades entra las que se encuentran talleres para niños y adultos, observación de danzas prehispánicas y la realización de cuatro conferencias de astronomía cuyos títulos y ponentes son:
Astronomía mirando al cielo a cargo de Álvaro Rodríguez, Astronomía del horizonte en la Zona Arqueológica de Tula que contará con la participación del doctor Robert Cobean y estará a cargo del arqueólogo Luís Gamboa, Arqueoastrología y Métodos de observación del cielo por el doctor Alberto Blanco y se cierra con la ponencia del niño Emmanuel Montes con Hoyos Negros y Viajes en el Tiempo.
Para finalizar su participación el delegado del INAH dijo que para la realización de este evento se ha contado con el total respaldo de la administración de Rodolfo Paredes, el cual esta ocasión le iba a respaldar con 30 efectivos de seguridad pública “terrestres”, quince patrullas pickup, quince elementos en bicicleta, además de 15 elementos de Protección Civil y dos unidades médicas móviles.
En su breve participación el edil mayor tulense confirmó lo dicho por Careo Chávez y brindó un mensaje de solidaridad con el INAH en todas las actividades que la dependencia realice mientras este en el cargo.
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